Encombrant, lourd, de forme peu commode et coûteux, le mobilier de bureau est sans aucun doute encombrant à déplacer. La clé pour qu’il arrive en bon état ? La préparation.
Il y a de nombreux éléments à prendre en compte lorsque vous planifiez un déménagement de bureau, de la recherche d’un nouvel espace de bureau à la transition de vos employés. Avec une multitude de décisions à prendre et encore plus de pièces de déménagement à coordonner, il est facile d’oublier les tâches quotidiennes comme l’emballage de vos meubles de bureau.
Bonne nouvelle : il est plus facile que vous ne le pensez de préparer votre mobilier de bureau de manière qu’il survive à un déménagement sans avoir à subir de coups de pied ou de griffes – il suffit d’un peu de planification, des bons matériaux et de quelques instructions.
1. Créer un calendrier et un plan d’emballage
Si vous n’avez pas encore fait l’inventaire de votre mobilier et décidé de ce dont vous devez vous débarrasser et de ce que vous devez garder, faites-le maintenant. Pendant que vous y êtes, élaborez un plan d’emballage et un calendrier afin de pouvoir rester sur la bonne voie dans les semaines à venir.
L’élaboration d’un plan et d’un calendrier pour l’emballage de votre mobilier de bureau est une bonne occasion de déterminer ce qui doit être emballé et quand, ainsi que de trier, mesurer, nettoyer et préparer correctement votre mobilier et tout autre article devant être déplacé afin qu’il subisse le moins de dommages possible.
2. Demander de l’aide
Que vous sollicitiez l’aide de vos employés ou que vous payiez pour une assistance professionnelle, vous aurez presque certainement besoin d’aide pour au moins une ou deux étapes du processus de déménagement du bureau.
Le mobilier de bureau étant très encombrant et lourd, il est rare qu’il puisse être déplacé tel quel. Entre cela et le fait que tout démontage nécessite au moins deux ou trois personnes pour maintenir les choses en place pendant le démontage, il vaut peut-être mieux demander l’aide de vos professionnels. Nous vous recommandons de ne pas demander l’aide de vos employés – ils ne sont pas des professionnels et pourraient se blesser à vos frais – mais si vous faites appel à eux, veillez à leur fournir des boîtes et des instructions sur la manière de vider et d’emballer leur bureau ou leur box – ainsi que le mobilier de bureau.
3. Rassemblez le matériel, les fournitures et l’équipement
Une fois le plan en place et les assistants alignés, il est temps de récupérer le matériel, les fournitures ou l’équipement nécessaires pour emballer votre mobilier de bureau.
Nous vous recommandons d’acheter de nouveaux matériaux ou de réutiliser des fournitures très peu utilisées, telles que les boîtes d’origine dans lesquelles les appareils électroniques sont entrés, si vous les avez à portée de main. N’utilisez rien qui présente des signes d’usure, par exemple si la plupart des bulles sont éclatées, si la boîte est déchirée, déchirée, bosselée ou semble visiblement usée, ou si le papier d’emballage a déjà été froissé et déchiré. Considérez ces fournitures comme un investissement dans la sécurité de votre mobilier : elles vous offriront une meilleure protection et vous épargneront les soucis liés aux éraflures, aux éclats et autres dommages.
4. Préparez les pièces pour l’emballage
Pour préparer le mobilier de bureau et l’équipement électronique à déménager, demandez à vos employés de nettoyer, de sauvegarder et de vider tout le mobilier de stockage et l’équipement électronique qu’ils ont dans leurs bureaux. Ils savent mieux que quiconque ce que contiennent ces articles.
Fixez des délais et donnez-leur des instructions :
Emballer et ramener à la maison tous les effets personnels.
Trier et désencombrer tout ce dont ils ne veulent plus ou dont ils n’ont plus besoin.
Trier et désencombrer en toute sécurité tout ce qui n’est plus nécessaire à l’entreprise – s’assurer que les documents sensibles sont correctement éliminés par le biais de bacs de déchiquetage ou de déconstruction.
Emballez les documents et dossiers restants dans des bacs à dossiers en plastique ou des boîtes de rangement résistantes, en mettant de côté tous les dossiers qui contiennent des informations sensibles ou identifiantes. Pour des raisons de sécurité, vous devez prévoir de transporter personnellement ces informations vers le nouveau lieu de travail.
Indiquez clairement dans quel bureau les dossiers doivent être placés dans votre nouveau lieu de travail, ainsi que leur place dans ce bureau pour faciliter le déballage.
Emballez le reste des fournitures, des livres, du matériel et tout autre objet dans des boîtes en carton et étiquetez-les clairement.
5. Démontez tout ce qui peut être démonté
Plus les pièces sont petites, plus elles sont faciles à emballer et à transporter. Démontez tous les meubles qui peuvent être démontés et qu’il est logique de démonter, y compris :
Coussins
Boutons et poignées
Roulettes
Jambes
Dessinateurs
Étagères
Câbles et autres composants
Composants de montage ou de support
Si vous les avez encore à portée de main, consultez les instructions de montage fournies avec les pièces. Sinon, prenez des photos à chaque étape pour vous assurer que vous savez comment les remonter.
Si vous ne pouvez pas retirer les tiroirs ou les étagères, vous pouvez les fixer en place à l’aide de ruban adhésif et de film étirable. Vérifiez d’abord auprès de votre entreprise de déménagement, qui peut avoir des règles concernant le déménagement des meubles.
6. Emballage et conditionnement
Une fois votre mobilier de bureau nettoyé et démonté, il est temps de créer une station d’emballage pour terminer le processus. Commencez par nettoyer un grand espace plat dans la pièce où vous allez emballer et disposez vos fournitures.
Équipement électronique
Avec l’électronique, vous voulez vous assurer qu’aucun écran ne se fissurera et que ses composants internes délicats ne seront pas trop malmenés pendant le déplacement. Si vous ne l’avez pas encore fait, retirez et regroupez les câbles et placez-les dans la boîte avec l’appareil, puis suivez ces étapes :
Commencez par envelopper l’appareil dans une couche de papier d’emballage et fixez-le avec du ruban adhésif.
Pour les écrans, placez une feuille de papier d’emballage au-dessus de l’écran avant d’ajouter une couche de papier bulle. Le papier d’emballage protégera l’écran de toute marque qui pourrait être laissée par le papier bulle.
Pour un ordinateur portable, placez une fine couche de mousse entre l’écran et le clavier et fermez l’ordinateur.
Enroulez une généreuse couche de papier bulle autour de l’appareil, par-dessus le papier d’emballage. Fixez-le en place avec du ruban adhésif.
Recouvrez le devant de l’écran et tout autre élément fragile d’un carton épais découpé sur mesure.
Fixez des protections d’angle à chacun des coins, ou créez les vôtres en découpant des morceaux de carton et en les collant ensemble avec du ruban adhésif.
Choisissez une boîte légèrement plus grande que la taille de l’appareil. Ajoutez une couche du matériau de rembourrage de votre choix dans le fond de la boîte.
Placez l’appareil dans une boîte et remplissez l’espace restant avec du matériau de rembourrage avant de sceller et d’étiqueter la boîte avec son contenu.
Indiquez clairement sur la boîte la mention “FRAGILE”.
Meubles
Lorsqu’il s’agit de meubles, vous voulez les emballer de manière à les protéger des éraflures, des coups et des fissures. Les pièces étant déjà démontées autant que possible, vous êtes prêt à emballer votre mobilier de bureau.
Pour les meubles dont les pièces en verre ne peuvent pas être enlevées, placez du papier d’emballage sur le verre, suivi d’une feuille de carton découpée sur mesure. Ensuite, emballez la partie en verre avec du papier bulle, suivi d’une feuille de carton découpée sur mesure. Faites de même avec tout élément décoratif ou délicat.
Dans la mesure du possible, ajoutez des protège-coins à tous les coins de la pièce et fixez-les en place avec du ruban adhésif pour peintre ou du film étirable.
Enroulez du carton ondulé autour des pieds et fixez-les en place avec du ruban d’emballage. Ensuite, appliquez une couche de papier bulle. Évitez de placer le ruban adhésif directement sur les surfaces finies, car il pourrait les endommager pendant l’enlèvement. Si vous devez coller du ruban adhésif directement sur la surface d’un meuble, utilisez du ruban adhésif pour peintre.
Enveloppez les gros morceaux et les jambes dans des couvertures épaisses et mobiles et fixez les couvertures en place avec du film étirable.
Pour les canapés, recouvrez-les de housses en plastique pour les protéger des déchirures et des taches.
Pour les meubles en cuir, évitez d’utiliser entièrement des matériaux d’emballage en plastique, car ils peuvent endommager le cuir, surtout à des températures élevées. Pour les garder le plus en sécurité possible, utilisez des couvertures de déménagement et veillez à ce qu’aucun ruban adhésif ne touche la surface du cuir.
Conclusion
Préparer vos meubles pour votre déménagement d’entreprise est aussi simple que cela :
Planifier à l’avance
Demander de l’aide quand vous en avez besoin
Faire les bons choix pour l’emballage
Nettoyer et vider le mobilier et sauvegarder les données importantes
Démonter les meubles autant que possible
Emballer et conditionner avec soin
Une fois votre mobilier de bureau préparé et emballé, vous êtes prêt à déménager !
