Dématérialisation des documents : Les 8 tendances les plus importantes

Nous vivons au milieu d’une révolution sans précédent qui a affecté la vie des individus, la société elle-même et l’économie elle-même : la transformation numérique. C’est dans ce vaste contexte qu’il faut insérer les thèmes de la numérisation et de la dématérialisation des documents, tant dans le secteur privé que dans la sphère plus délicate de l’Administration publique. Nous allons maintenant nous tourner vers l’avenir, qui, dans de nombreux cas, est déjà une réalité. Nous examinerons les 8 tendances les plus importantes liées à la gestion des documents dématérialisés.

Le « cloud computing »

Le « cloud computing » a été l’une des révolutions informatiques les plus importantes de ces dernières années. Bien qu’elle ait démarré lentement au départ, il est clair qu’il s’agit d’une révolution solide et durable qui a mis en route des processus désormais indispensables. Le cloud computing a eu un impact fondamental sur tous les types de solutions logicielles et – bien sûr – également sur le monde de la gestion des documents. Ensuite, il y a les avantages les plus évidents en termes de gain d’espace, de temps et d’argent.

 Il est de plus en plus essentiel d’être mobile

Le mobile est de plus en plus l’appareil de prédilection ; ce n’est pas nouveau. Pour beaucoup, cela peut sembler aller de soi, mais dans de nombreux cas – notamment dans l’archivage des documents – ce n’est malheureusement pas encore le cas.

La collaboration est essentielle (avec les outils qui l’encouragent)

La gestion des documents n’est plus une tâche individuelle ou fragmentée. Dans un écosystème dématérialisé, la collaboration fonctionne mieux, comme le savent déjà ceux qui travaillent sur le terrain. Bien entendu, cette approche collaborative doit être bien gérée en amont. L’échange de pièces jointes par e-mail ne suffit plus. Il existe plusieurs outils sur le marché qui permettent de créer ou de mettre en place un espace de travail collaboratif : la grande majorité d’entre eux fonctionnent dans le nuage (et nous revenons ici au point 1). Une grande valeur ajoutée est la possibilité de personnaliser ces outils et plateformes.

L’intégration avec les réseaux sociaux est possible (et souhaitable)

Les réseaux sociaux sont presque devenus le moteur même de l’internet aujourd’hui ; dans de nombreux cas, le social a remplacé le courrier électronique et les appels téléphoniques comme méthode de communication, même sur le lieu de travail. Plus généralement, les réseaux sociaux (et leurs technologies sous-jacentes) passent de plus en plus de la sphère privée à la sphère professionnelle.

Et tout cela peut finalement aussi être utilisé dans le domaine de la gestion des documents.

L’importance de l’évolutivité

Dans un écosystème dématérialisé et dans un marché de plus en plus fluide, la question de l’évolutivité des systèmes de gestion des documents est plus centrale que jamais. Prenons le cas d’une start-up qui démarre à petite échelle et qui décolle sur une période relativement courte, avec le besoin correspondant d’augmenter considérablement ses activités.

Transparence et dialogue avec le client

Aux points 3 et 4 de cette liste, nous avons mentionné l’importance de la collaboration et du partage lorsqu’il s’agit de la gestion des documents au sein de l’écosystème des entreprises (avec la création d’espaces de travail sur mesure). Mais la tendance va encore plus loin, en impliquant le client final dans cette approche ouverte et collaborative, dans un souci de transparence maximale.

Une attention maximale à la sécurité

Il n’y a pas d’innovation numérique sans un niveau élevé d’attention à la sécurité, ce qui est d’autant plus important lorsqu’il s’agit de gérer des documents ayant une valeur juridique. En ce sens, le plus haut degré de sécurité n’est assuré que par des sociétés hautement spécialisées qui détiennent légalement le rôle de « chef de service de conservation ». Par exemple, Doxee joue ce rôle pour la gestion des documents d’un grand opérateur d’internet et de téléphonie, Fastweb (avec plus de 2,5 millions de clients).

La dématérialisation des documents améliore l’expérience des employés

L’expérience des employés mesure la qualité de la vie professionnelle de vos employés. C’est un domaine auquel toutes les entreprises accordent la plus grande attention : c’est en effet le point décisif sur lequel se joue la fidélisation des entreprises, c’est-à-dire la capacité d’une entreprise à attirer les meilleurs talents et à pouvoir les garder – avec une satisfaction mutuelle – au sein de la main-d’œuvre.

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